Este artículo le mostrará cómo distinguir la diferencia entre un Subcontratista 1099 vs empleado w2. Si ha leído con atención, habrá notado que nunca he mencionado la palabra “empleado”. Esto fue elegido con una buena razón. Si se toma los próximos cinco minutos y termina de leer este artículo aprenderá por qué. También puede ahorrarse a sí mismo y a su negocio un mundo de dolor al evitar el enredo del todopoderoso Internal Revenue Service.

Empecemos por lo básico. Los contratistas utilizan constantemente la palabra empleados cuando describen a las personas que trabajan para ellos. En la mayoría de los casos esto es incorrecto. Una persona que recibe un 1099 al final del año por el dinero que ganó es legalmente un contratista independiente. El IRS ha cambiado recientemente la forma de denominar estos pagos. Antes se declaraban en un formulario 1099 misceláneo (1099-MISC). Ahora se requiere que sean reportados en un formulario separado 1099 de Compensación de No-Empleados (1099-NEC). No ha habido ningún cambio en las consecuencias fiscales como resultado de este cambio. Sin embargo, muestra que el IRS tiene la intención de empezar a aplicar estrictamente las normas relativas a los pagos 1099-NEC y los pagos W-2.

Qué es la retribución 1099 de los no asalariados

1099-NEC, también se conoce como pagos de una empresa a un contratista independiente de una empresa, a las personas que prestaron servicios a la empresa. Los contratistas como regla general les gusta tratar los costos de mano de obra de esta manera por una serie de razones. Si usted sigue leyendo le haré saber las principales razones por las que los contratistas prefieren esta forma de pago. El IRS tiene directrices muy estrictas que establecen la definición de un contratista independiente a efectos fiscales.

La norma general es que una persona es un contratista independiente si la parte que realiza el pago tiene derecho a controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo. No puede dictar lo que se va a hacer y cómo se va a hacer.

Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías:

Comportamiento: ¿La empresa controla o tiene derecho a controlar lo que hace el trabajador y cómo hace su trabajo?
Económicos: ¿Los aspectos empresariales del trabajo del trabajador están controlados por la parte que realiza los pagos? Esto incluye aspectos como la forma en que se paga al trabajador, si se reembolsan los gastos, quién proporciona las herramientas, los materiales, etc.
Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos o prestaciones de tipo laboral (por ejemplo, plan de pensiones, seguro, paga de vacaciones, etc.)? ¿Continuará la relación una vez finalizado el proyecto? Además, ¿es el trabajo realizado un aspecto clave de la empresa, como por ejemplo que la empresa de tejados pague a alguien por suministrar mano de obra para instalar un tejado? Las empresas deben sopesar todos estos factores para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Algunos factores pueden indicar que el trabajador es un empleado, mientras que otros factores indican que el trabajador es un contratista independiente. No existe un número “mágico” o fijo de factores que “conviertan” al trabajador en empleado o en contratista independiente, y ningún factor es el único que puede determinarse. Además, los factores que son relevantes en una situación pueden no serlo en otra.

Al final del año, la persona que recibe el pago recibe un 1099-NEC que debe utilizar para presentar su declaración de impuestos. Por lo general, no se retiene dinero en concepto de impuestos. Además, la parte que realiza el pago no tiene la obligación de pagar “impuestos sobre la nómina” por el dinero pagado.

¿Qué es un trabajador W2?

Según las normas del IRS, cualquier persona que preste servicios para usted es su empleado si puede controlar lo que se hace y cómo se hace. Esto es así incluso cuando usted da al empleado libertad de acción. Lo que importa es que usted tenga derecho a controlar los detalles de cómo se realizan los servicios. Las personas tratadas como empleados reciben un formulario W-2 al final del año y utilizan esa información para presentar sus declaraciones de impuestos. Los impuestos federales y estatales se retienen de los ingresos del empleado y se pagan al gobierno. El empresario también está obligado a pagar directamente al gobierno ciertos impuestos en función de las cantidades pagadas al empleado.

¿Por qué es importante la clasificación como empleado W2 VS 1099-NEC contratista independiente?

Hay dos grandes diferencias que esta clasificación hace cuando se trata de la línea de fondo de los propietarios de negocios que son los siguientes:

Impuestos:

El tipo impositivo actual de la Seguridad Social es del 6,2% para el empresario y del 6,2% para el trabajador, es decir, un 12,4% en total. El tipo actual de Medicare es del 1,45% para el empresario y del 1,45% para el trabajador, es decir, un 2,9% en total. En conjunto, el tipo impositivo FICA es del 15,3% del salario del empleado. Con un 1099-NEC el pagador sólo paga la cantidad que aparece en el 1099-NEC, no hay obligación de pagar impuestos federales. Así que hay un gran ahorro de impuestos con un 1099-NEC.

Seguros:

En cuanto a los seguros, una empresa contratista con empleados pagará más por su seguro de responsabilidad civil general que una empresa sin empleados. El razonamiento es que a mayor número de empleados, mayor es la posibilidad de que algo vaya mal. La gran diferencia entra en juego con el seguro de indemnización de los trabajadores. Si tiene empleados, la cantidad que pagará en primas se basa en su nómina. En los oficios más arriesgados, como la construcción de tejados, las primas de indemnización de los trabajadores pueden suponer el 50% o más de los costes de su nómina. Así que, por ejemplo, si usted tiene trabajadores W-2 que pagó $ 100.000 en la nómina de su prima de Compensación de Trabajadores podría ser de $ 50.000 o más al año. Si las personas que hicieron el trabajo fueron 1099-NEC pagaron $100,000, usted tendría primas mínimas de Compensación de Trabajadores de alrededor de $1,500 por año.

Pro Tip

Mientras que usted puede pensar “pago a mis trabajadores por 1099-NEC”, ya que es más fácil y más barato, es necesario asegurarse de que realmente están cumpliendo con los requisitos de los pagos 1099-NEC. Si el IRS encuentra que en realidad debería haber pagado a los trabajadores por W-2, puede estar expuesto a responsabilidades y sanciones masivas. Nadie quiere que el IRS esté sobre su espalda.

Además, si un trabajador se lesiona como consecuencia de sus actividades y presenta una demanda diciendo que en realidad era un empleado, usted puede volver a cargar con las facturas médicas y las multas si resulta que deberían haber sido pagadas por W-2. Es necesario que se asesore bien con su contable o abogado sobre estas cuestiones.

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